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Logiciel de GED

Logiciel de GED

Un outil de protection du patrimoine de l'entreprise

Quel que soit son domaine, l'entreprise possède une identité culturelle, industrielle, scientifique, un savoir faire qui lui est propre, une technicité, issue d'un vécu riche en évolutions. Elle est perpétuellement en mouvement, et fabrique à chaque instant son histoire.

On imprime, on photocopie, on range, avec un soin méticuleux, en ayant vaguement conscience que les informations ainsi stockées seront introuvables dans 80 % des cas, faute d'un système d'indexation qui préserve leur accessibilité.

L'informatique et internet nous ont permis d'accéder rapidement à toutes sortes d'informations dès lors que l'on en connaît l'emplacement. L'affaire se corse lorsqu'une question appelle des réponses présentes dans de multiples endroits, sur des supports variés.

Un travail de reconstitution et de collecte est nécessaire, et génère des temps, donc des frais parfois sous-estimés, et peut être à l'origine d'oubli ou d'omissions. C'est l'intégrité, la fiabilité des données qui confère à l'entreprise son efficacité et son dynamisme.

Par numérisation via scanners "intelligents" permettant sur un rythme minimum de 20 pages minutes, (jusqu'à 80 pages minute) de copier, océriser et transformer en PDF les documents.

Par recomposition de fichiers "spool" en provenance de gros systèmes (Ibm AS 400, Bull DPS 7000, HP 9000...) et fusion de ceux-ci avec leurs fonds de pages.

Par importation en provenance d'une application de gestion.

Par appareils photos numériques.

Multigest est un produit de Gestion Electronique documentaire dont le moteur principal est le même pour les micro solutions, que pour les très grosses installations. Le produit met au service de l'utilisateur la même intelligence. Ce qui change d'une configuration à une autre, ce sont les modules de traitement qui vont varier d'une problématique à une autre.

L'indexation des données est le pur reflet de l'organisation de l'entreprise. C'est la clé de voûte de l'édifice, qui fera l'objet d'une approche méthodologique soignée. L'indexation implique le renseignement de critères prédéfinis, qui permettront une recherche efficace.

L'indexation peut être assistée par des modules complémentaires.

La GED accessible à tous

Il est plutôt agréable de constater qu'au moment où la Gestion Electronique Documentaire devient nécessaire dans quasi toutes les entreprises, elle se rend accessible en termes d'ergonomie, et surtout d'investissement.

Tout le monde stocke et centralise de l'information, mais qui la gère vraiment ?

Pouvez-vous dire de l'ensemble de vos données, qu'elles sont exploitables au moment où vous en avez besoin ?

ADTP ET CIMINFO S'ENGAGENT dans un partenariat issu d'une rencontre à la Maison des Entreprises

C'est à la convention d'Affaires de 2009 qu'ADTP et CIMINFO se rencontrent pour la première fois. Ce contact permet aux deux entreprises de se présenter et d'évoquer de possibles projets.

ADTP installation de la GED et de la virtualisation de Serveur

A cette époque, ADTP souhaite renforcer son activité de numérisation de documents après la réussite du lancement de sa plateforme technique pour le Crédit Agricole des Savoie. ADTP réfléchit aussi à la réduction de ses risques informatiques dûs à un environnement d'applications hétérogènes multisites et multiserveurs.
De son côté, CIMINFO cherche à promouvoir ses solutions en Gestion Electronique de Documents ainsi que ses compétences en virtualisation de serveurs. Cette dernière offre consiste à limiter le nombre de serveurs physiques, donc à optimiser la consommation énergétique, tout en assurant un meilleur taux de service.

C'est en 2010 que CIMINFO emporte le choix d'ADTP pour une solution de Gestion Electronique de Documents (GED) basée sur le logiciel MULTIGEST.
Cette solution GED permettera à ADTP de signer avec SOMFY une prestation de numérisation de l'ensemble de leurs factures fournisseurs (55 000 factures par an, 350 000 documents numérisés) ainsi que le traitement d'archives de bulletins de paie. D'autres développements sont à l'étude avec de nouveaux clients dans les domaines de la banque, de l'assurance, du notariat, de l'immobilier, de la logistique ...

ADTP installation de la GED et de la virtualisation de Serveur

CIMINFO commercialise des solutions de GED clés en mains et propose désormais à ses clients les services et compétences d'ADTP pour la reprise de leurs archives. Ceux-ci peuvent ainsi intégrer à leur propre système de GED les données documentaires historiques nécessaires à leur gestion courante.
Le projet de virtualisation des cinq sites géographiques d'ADTP ( 4 serveurs, 200 utilisateurs ... ) sera lancé fin 2011 après que CIMINFO ait achevé un projet semblable pour la SIBRA.
Avec 11M€ de vente HT en 2011 et un effectif de 580 personnes (dont 80% en situation d'handicap), ADTP se positionne comme un sous-traitant industriel majeur et atypique en Haute-Savoie. 15% du CA d'ADTP est rélisé à l'Export. Ses corps de métiers traditionnels tels que l'assemblage et le conditionnement, l'électronique et la filerie connectique représentent 85% de son activité. Le complément est issu de services tels que la GED, le publipostage, l'entretient d'espaces verts et le nettoyage de locaux, la restauration collective et les services traiteurs.
CIMINFO envisage de recourir aux services d'ADTP pour le nettoyage de ses locaux et bureaux.

Voici un exemple concret d'un partenariat fructueux issu d'une initiative du MEDEF Haute Savoie, la "convention d'affaires".

Entreprise 74 - Mars 2012 - n°111
Source : MEDEF Haute Savoie
Partenariat : ADTP